Infraestructura eficiente
Una infraestructura es eficiente cuando se da una alineación entre necesidades, herramientas, prácticas y resultados. Las herramientas, digitales o no, siempre deben ser útiles a nuestros propósitos pero también debemos tener en cuenta el uso de funcionalidades y el trato a esas herramientas.
Una organización que quiera poner a las personas en el centro, debe tener en cuenta diversos aspectos de la digitalización: desde las proveedoras de la electricidad y de la conectividad hasta el consenso en el uso y trato de infraestructuras y contenidos, pasando por la elección de servidores y programas, su mantenimento y las copias de seguridad de los datos. Además, si la infraestructura se gestiona en la propia organización (con un rack, por ejemplo), hay que tener en cuenta posibles cortes de luz habilitando un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida).
Para poner los cimientos de una infraestructura eficiente hay que reflexionar primero en lo que se necesita y después buscar tecnologías libres en función de esas necesidades. Y no al revés. También es importante dedicar tiempo para acordar flujos de trabajo, el uso y trato de las herramientas, la creación de narrativas y contenidos, la adjudicación de licencias, etc. En última instancia, es saludable hacer un seguimiento periódico del proyecto para evaluar esa eficiencia e introducir los cambios necesarios para una mejora contínua.
Un aspecto a tener en cuenta en la creación de infraestructuras eficientes es la dimensión local y web. En un ordenador personal se suele trabajar de dos formas que se complementan. Cuando creamos un texto o dibujamos una imagen, es frecuente usar programas instalados en nuestro ordenador, y eso da autonomía además de gastar menos recursos. Crear en local, es decir, desde un programa instalado en nuestro ordenador, ahorra costes energéticos porque solo usamos nuestro ordenador conectado a la red eléctrica.
Si creamos directamente en una página web o en un servicio que requiere conexión a Internet, el coste energético será mayor y la autonomía menor porque además de nuestro ordenador estaremos usando otro, al que nos conectamos a través de su página web, por ejemplo. Además de gastar más somos más dependientes de esa tecnología: si esa página deja de funcionar, no podremos crear o acceder al contenido. Es por eso que es más eficiente priorizar entornos locales de trabajo y vincular las colaboraciones en servicios de almacenaje propios y sincronizables.
Si tenemos página web es porque tenemos un dominio, otra cosa a tener en cuenta en la organización digital de un proyecto. Un dominio es una dirección que podemos poner en un navegador web para encontrar una página en concreto. Reconocemos el protocolo web si el dominio empieza con las letras http, que es su protocolo de transferencia de hipertexto. Pero ese protocolo es inseguro por defecto y por eso se inventó después el https: la ese es de seguridad, que es garantizada por un certificado.
Resumiendo, un dominio tiene que ser comprado a través de una entidad que tenga permiso de otra entidad: la Corporación de Internet para la asignación de nombres y números, en inglés ICANN, de Internet Corporation for Assigned Names and Numbers. Internet es una estructura compleja pero tampoco necesitamos conocer cada detalle. Lo que sería importante sería contar el dominio como una infraestructura más a gestionar. De un dominio pueden colgar subdominios y nuestra presencia digital empieza en nuestro dominio. Además de ser legible y evitar que se parezca a otro proyecto existente para no crear confusión, en proyectos colectivos, tenemos que garantizar que más de una persona tenga acceso a él para evitar el llamado llamado Bus factor (Factor autobús).
Este factor hace referencia a una situación recurrente en el mundo digital: alguien lleva una infraestructura en solitario, le sucede alguna tragedia o se olvida de las contraseñas y nunca más se puede acceder al proyecto. Para evitar ese tipo de situaciones, es recomendable que más de una persona tenga acceso a la infraestructura digital, ya sea el dominio o cualquier instalación de un programa que gestione la organización. Para ello, es saludable asignar permisos a personas responsables y cesarlos si esas personas dejan de participar en esa entidad o proyecto.
Es frecuente y recomendable que una organización cree correos para sus participantes bajo su propio dominio: aporta seriedad y responsabilidad pero hay que tener en cuenta gestionar las altas y bajas de esos correos u otros servicios para velar por los datos de la organización. Algunos correos pueden ser más generales como info o rgpd, y pueden cambiar de manos según las circunstancias. En todo caso, generalmente, los correos con dominio de la organización deben ser usados para temas de la organización y no para temas personales.
El correo electrónico se puede usar en local o en web. Usarlo en local es más eficiente porque permite gestionar diversos correos en una misma herramienta. Pero se corre el riesgo de confundir correos, con lo que hay que prestar una mayor atención. Todos los correos gastan espacio en un servidor, con lo que es importante ir borrando los que consideremos. Además, como comentábamos en el apartado de los ecolobits, una práctica que reduce mucho el peso de los correos es evitar adjuntar archivos y enlazar al contenido donde esté alojado.
Una problemática moderna con el correo electrónico es el monopolio de las GAFAM, que mandan los datos a Estados Unidos y, como comentábamos, se blindan entre ellas. Si una proveedora no-gafam manda un correo a una proveedora gafam, puede que este vaya a la bandeja de spam o no que no llegue nunca. Lo que se consigue con eso, además del desgaste de las administradoras de correos no-gafam, es que algunas personas piensen que los correos no-gafam no son eficientes o dan problemas, cuando es justamente al revés.
Otra consideración a nivel de organización digital sería el almacenaje de los ficheros. Todo proyecto genera materiales de todo tipo que todas las personas participantes tienen que poder encontrar. Carteles, actas u otros ficheros deben almacenarse de una forma concreta para que, posteriormente, puedan ser fácilmente localizables y reusables. Herramientas como Nextcloud también facilitan que podamos almacenar nuestros ficheros de forma ordenada. Se puede montar en un servidor propio que permite crear cuentas por persona para sincronizar calendarios y tareas, crear enlaces para compartir archivos, entre otras muchas funcionalidades.
Al ser un servicio web, las personas se pueden conectar desde cualquier dispositivo mediante usuaria y contraseña, con lo que facilita la colaboración de personas ubicadas en diferentes geografías. También es sincronizable para poder trabajar localmente y, una vez finalizado el trabajo, conectar al servidor para actualitzar los cambios sin tener que loguearse en la web. Por ello, es importante garantizar la integridad de los datos haciendo copias de seguridad y una buena gestión de los permisos de acceso para proteger datos de la organización que deben ser privados e intransferibles.
A pesar de todas esas funcionalidades que nos permite esa herramienta de almacenaje, hay que pensar que quizás es más eficiente tener espacios separados de almacenamiento y comunicación, por ejemplo. Y así, si cae una cosa, no caen las otras. La descentralización de las herramientas en servidores diferentes suele permitir una mejor resiliencia. Además, si disponemos de un espacio de almacenaje propio tenemos que pensar que es un recurso con limitaciones. Es por ello que es eficiente decidir quién y cómo se va a gestionar ese espacio delimitando bits por persona, decidiendo lo que es público y lo que es privado, cómo se ordenan los documentos para que puedan ser encontrados posteriormente, cómo evitamos doblar información, etc.
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